Competencia 4

Los sistemas de administración y control permiten optimizar los procesos logísticos al máximo. Se trata de un factor muy importante para agilizar procesos. Contar con un sistema que digitalice el control de inventarios permite reducir los márgenes de error, centralizar la información y, en conjunto, hacer que todo el proceso logístico se desarrolle de la forma más eficiente posible.

Existen distintos sistemas de administración y control que van a permitir optimizar los procesos logísticos. En este sentido, se trata de sistemas que van a mejorar el desarrollo de dichos procesos. Es decir, van a permitir obtener mejores resultados minimizando los recursos necesarios que son empleados para ello. Gracias a estos sistemas de gestión empresarial, se consiguen optimizar los procesos logísticos y reducir considerablemente sus costes.

Los sistemas de administración y control permiten mejorar la gestión de entrada y salida de mercancías, preparación de pedidos, gestión de pedidos, así como todas las tareas relacionadas con el control de inventarios. Esto se traduce en procesos más ágiles y en los que reducen los márgenes de error. Es decir, son Sistemas de Información Logística que permiten una administración mucho más eficiente de todos los flujos de información necesarios para que los procesos logísticos se completen de manera exitosa.

Características de los sistemas de administración y control

Aunque las características de los sistemas de administración y control pueden variar de un sistema a otro, las más comunes son las siguientes:

Establecen normas y protocolos concretos aplicables a la gestión de inventario.

Permiten controlar la trazabilidad de los productos.

Permiten disponer de la información histórica centralizada.

Dicha información se muestra de forma optimizada y fácil de comparar (sobre todo mediante el uso de gráficas y métricas).

Permiten conocer en tiempo real la entrada y salida de mercancías que tiene lugar en los centros logísticos.

Una de las características de los sistemas de administración y control que debería ser común a todos los sistemas es la tendencia a la automatización, lo que permite reducir los problemas derivados por el error humano.

Gracias a estos sistemas de seguimiento y gestión de los inventarios, los procesos se agilizan sin que ello implique un incremento del coste. De hecho, lo que se consigue es todo lo contrario, ya que los procesos se abaratan considerablemente debido a sus beneficios.

Tipos de sistemas de administración y control de inventarios

Los tipos de sistemas de administración y control que se pueden encontrar son variados. Dependiendo de las características y necesidades concretas de cada centro logístico o almacén, se pueden encontrar tipologías diferentes.

Sistemas de administración y control de inventarios temporales o permanentes: Según las necesidades, estos sistemas pueden funcionar de forma continuada o solo temporal. Es decir, con protocolos aplicables siempre o protocolos que solo se aplican en situaciones o mercancías determinadas.

Sistemas de administración y control de inventarios automáticos o manuales: Dependiendo de las características de las mercancías y de los recursos disponibles, se pueden encontrar sistemas de administración y control de inventario que son ejecutados por máquinas de manera automática o que son ejecutados por trabajadores humanos. Además, también se pueden encontrar sistemas mixtos. Es decir, que combinan ambas tipologías.

Para obtener los mejores resultados, los tipos de sistemas de administración y control deben adaptarse a las necesidades y características de cada centro logístico concreto.

Ejemplos de sistemas de administración y control

Algunos ejemplos de sistemas de administración y control son los siguientes:

Método ABC: Este sistema de administración y control de inventarios consiste en dividir las mercancías en tres categorías. Los productos A son aquellos que se venden con mucha frecuencia, los productos B los que se venden con una frecuencia media, y los productos C los que se venden con una frecuencia baja. De esta forma, se puede calcular la necesidad de existencias de cada producto dependiendo de la categoría a la que pertenece cada uno.

Método PEPS: Este sistema de administración y control de inventarios se centra en identificar aquellos productos que entran primero en el almacén y, a continuación, trabaja para que también sean los primeros en salir. De este modo, se evita la acumulación de stock.

Método EOQ: Otro de los ejemplos de sistemas de administración y control que se usa en los centros logísticos con más frecuencia es el método EOQ. En este caso, la metodología consiste en identificar el momento exacto en el que vender un producto y mantenerlo en el almacén tienen el mismo coste. De esta manera, se puede adecuar la gestión del producto para que este salga del almacén antes del momento en el que su venta no compensa su conservación.

En los modelos determinísticos, una buena decisión es juzgada de acuerdo a los resultados. Sin embargo, en los modelos probabilísticos, el gerente no está preocupado solamente por los resultados, sino que también con la cantidad de riesgo que cada decisión acarrea.

Lotes económicos sin déficit

Es la ecuación de lote económico Q* para el modelo costo de faltantes debido a ventas perdidas aumentan has cierto valor, el radical que determina Q* se vuelve negativo.

Esto lo que indica es que cuando el costo por faltantes por conceptos de ventas perdidas es muy grande, el cual no es muy conveniente trabajar con la política de pedidos pendientes.

Un ejemplo de esto sería el estudio de inventarios con producción.

Los supuestos para este modelo son las siguientes:

• La demanda se efectúa a tasa constante.

• El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es finita).

• Todos los coeficientes de costos son constantes.

• La tasa de manufacturación es mayor que la tasa de demanda.

Q = Cantidad optima a pedir

S = Cantidad de unidades agotadas

Im = Inventario Máximo

t = Periodo entre tandas de producción

T = Periodo de Planeación

t1 t4= Tiempo de manufacturación

t2 t3= Tiempo de consumo de las unidades producidas.

El objetivo consiste en determinar con qué frecuencia y en qué cantidad se debe reabastecer el inventario de manera que se minimice la suma de estos costos por unidad de tiempo.

En el Lote económico sin Déficit el inventario se puede reabastecer cuando el nivel baje lo suficiente, pero para ello se supondrá primero que no se admiten faltantes, con la tasa de demanda fija, se puede evitar los faltantes al reabastecer el inventario cada vez que el nivel baje a cero.

Costo total por ordenar = (Demanda anual / Cantidad optima) * Costo por ordenar

CTO = (D / Q) * Co

Costo total de mantenimiento = (Cantidad optima / 2) * Costo de mantenimiento

CTM = (Q/2) * Cm

Lote económico de producción

Lote Económico de Producción (conocido en inglés como Economic Production Quantity o por sus siglas EPQ) es un modelo matemático para control de inventarios que extiende el modelo de Cantidad Económica de Pedido a una tasa finita de producción. Así, en este modelo la recepción de pedidos de inventario y la producción y venta de productos finales ocurrirán de forma simultánea, lo que lo diferencia del modelo de cantidad económica de pedido. Su finalidad es encontrar el lote de producción de un único producto para el cual los costos por emitir la orden de producción y los costos por mantenerlo en inventario se igualan.

Modelo LEP (Lote económico de producción) sin déficit

Este modelo tiene la particularidad de que ya no se piden los productos, sino que son producidos por la misma entidad.

Tiene las siguientes características:

1. La demanda es constante y conocida.

2. No admite faltante.

3. Existe un costo de mantener inventario.

4. Existe un costo por producir.

5. Existe un costo de operación.

6. Los costos siempre son constantes.

En este modelo la capacidad del sistema o tasa de producción es mayor a la tasa de demanda.

En donde:

R=tasa de producción.

d=tasa de demanda.

A partir de la información proveniente de la gráfica, es posible determinar la ecuación del costo en un período:

De acuerdo a la gráfica también es posible deducir que:

Al sustituir estas ecuaciones en la ecuación del costo en un período t nos queda lo siguiente:

En donde:

Multiplicando el costo por el número total de pedidos N, nos permite calcular el costo total por unidad de tiempo:

Lo que se busca es que el costo de inventario total sea mínimo y para ello es necesario determinar la cantidad Q óptima. Con ayuda del cálculo diferencial podemos hallar el valor óptimo de Q: